Apa yang dimaksud dengan NDA (perjanjian non-disclosure)? Penjelasan HANKO yang dapat digunakan untuk menyimpulkan NDA

Dalam dunia bisnis saat ini, penting bagi perusahaan untuk bekerja sama untuk tumbuh bersama. Dalam prosesnya, kami sering membagikan informasi yang sangat sensitif. Namun, jika karena alasan tertentu informasi tersebut bocor ke pihak eksternal atau diteruskan ke pesaing, peluang bisnis mungkin hilang atau timbul masalah besar.

NDA (perjanjian non-disclosure) adalah kunci untuk mencegah terjadinya masalah seperti itu. Pada artikel ini akan dijelaskan konsep dasar, kebutuhan, jenis, waktu pengikatan, cara penulisan, serta aturan penandatanganan dan penyegelan NDA.

Apa itu NDA (perjanjian non-disclosure)?

NDA (perjanjian nondisclosure) adalah kontrak yang menyetujui penanganan informasi untuk mencegah kebocoran informasi dan penggunaan yang tidak sah. Bisnis, proyek, dan permohonan paten sering kali melibatkan pembagian informasi yang sangat rahasia. Misalnya informasi tentang pengembangan produk baru, penelitian dan pengembangan, informasi teknis sebelum permohonan paten, dll.

Jika Anda tidak menandatangani NDA, risiko bocornya informasi rahasia tersebut akan meningkat. Penggunaan yang tidak sah atau penyampaian informasi kepada pesaing dapat menimbulkan masalah serius, termasuk hilangnya daya saing dan kredibilitas bisnis. Oleh karena itu, informasi yang sangat rahasia memerlukan pengelolaan dan penanganan yang tepat. NDA berperan penting dalam mencegah kebocoran dan penyalahgunaan saat membagikan informasi ini.

Mengapa Anda membutuhkan NDA

Kami akan menjelaskan secara rinci mengapa NDA diperlukan.

Untuk mencegah kebocoran informasi dan penggunaan yang tidak sah

Ketika perusahaan dan individu menjalankan bisnis atau proyek, informasi rahasia penting seperti informasi pribadi dan informasi teknis dapat dibagikan. Informasi ini bisa sangat berharga bagi pesaing dan pihak lain.

Misalnya, jika informasi tentang karakteristik dan spesifikasi suatu produk yang sedang dikembangkan bocor ke pihak eksternal, pesaing dapat menggunakan informasi tersebut untuk mengembangkan dan menerapkan produk yang lebih baik dengan lebih cepat daripada penyelesaian produk mereka sendiri.

Dengan cara ini, jika informasi rahasia dibocorkan ke dunia luar dan disalahgunakan, hal ini dapat berkembang menjadi masalah serius. Dengan menyimpulkan NDA, peraturan yang jelas mengenai penanganan informasi ditetapkan dan mengikat secara hukum, sehingga mencegah kebocoran informasi dan penggunaan yang tidak sah.

Untuk permohonan paten

Saat mengajukan permohonan paten, kami dapat berbagi informasi yang berisi teknologi atau ide kepemilikan dengan pihak lain. Jika informasi tersebut diumumkan atau diketahui oleh pesaing sebelum permohonan paten diajukan, kebaruan tersebut dapat hilang dan paten tidak dapat diperoleh.

Dengan penandatanganan NDA, maka ditetapkan aturan yang jelas mengenai penanganan informasi dan berkurangnya risiko kebocoran informasi sehingga proses permohonan paten dapat berjalan dengan lancar.

Untuk mencegah persaingan tidak sehat

Ketika suatu perusahaan atau individu menekuni suatu bisnis atau proyek, persaingan dengan pihak lain dapat terjadi. Persaingan tidak sehat dapat terjadi ketika informasi rahasia disalahgunakan atau diberikan kepada pesaing.

Misalnya, Perusahaan A sedang mengembangkan layanan baru dengan menggunakan teknologi baru. Untuk pengembangan, kami memutuskan untuk meminta kerja sama pengembang eksternal B. Dalam hal ini, informasi rahasia perusahaan A diketahui oleh pengembang B. Jika Pengembang B membocorkan informasi tersebut kepada pesaing atau memulai layanan pesaingnya sendiri, Perusahaan A akan terlibat dalam persaingan tidak sehat.

Dengan ditandatanganinya NDA antara Perusahaan A dan Pengembang B, aturan mengenai penanganan informasi akan menjadi jelas, sehingga Perusahaan A dapat melanjutkan pengembangan dengan tenang. Dengan cara ini, NDA berperan penting dalam mencegah persaingan tidak sehat dan menciptakan lingkungan di mana perusahaan dan individu dapat berbagi informasi rahasia dengan tenang.

Jenis NDA

Ada dua jenis NDA: perjanjian kerahasiaan unilateral dan perjanjian kerahasiaan timbal balik. Perjanjian kerahasiaan yang bersifat unilateral mewajibkan hanya pihak yang memberikan informasi untuk menjaga kerahasiaan, sedangkan perjanjian kerahasiaan bersama mewajibkan kedua belah pihak untuk menjaga kerahasiaan.

Perjanjian kerahasiaan sepihak digunakan ketika perusahaan memberikan informasi tentang teknologi atau produk hak milik.Kontrak ini dapat melarang penerima informasi untuk membocorkannya.

Sebaliknya, perjanjian kerahasiaan timbal balik digunakan ketika dua perusahaan saling memberikan informasi. Dalam hal ini kedua belah pihak harus menjaga kerahasiaan, sehingga kontrak akan memuat ketentuan rinci mengenai pengungkapan, penggunaan, dan penyimpanan informasi.

Waktu untuk menyimpulkan NDA

Waktu untuk menyimpulkan NDA adalah sebelum pemberian atau pembagian informasi rahasia dimulai. Hal ini memperjelas cara informasi ditangani dan meminimalkan risiko kebocoran informasi.

Bagaimana cara menulis NDA

Saat menulis NDA, penting untuk menyatakan dengan jelas tujuan kontrak, definisi informasi rahasia, tindakan yang harus diambil jika terjadi pelanggaran kewajiban, jangka waktu kontrak, dan apa yang akan terjadi setelah kontrak berakhir. Dengan memperjelas rincian ini, hak dan tanggung jawab kedua belah pihak akan menjadi jelas dan masalah dapat dicegah.

Kementerian Ekonomi, Perdagangan dan Industri telah menerbitkan format kontrak ketika membuat NDA. Jika Anda berencana menandatangani NDA, pastikan untuk memeriksa ini.

Referensi: Buku Panduan Kementerian Perekonomian, Perdagangan dan Industri untuk Perlindungan Informasi Rahasia P183
https://www.meti.go.jp/policy/economy/chizai/chiteki/pdf/handbook/full.pdf

Aturan penandatanganan/penandatanganan NDA

Mengenai aturan penandatanganan NDA, biasanya dibubuhi tanda tangan perwakilan dan stempel perusahaan. Namun disarankan untuk memastikan terlebih dahulu jenis HANKO dan cara menandatangani serta membubuhkan stempel tersebut kepada pihak lain.

HANKO yang bisa digunakan untuk NDA

Jenis HANKO tergantung pada pentingnya kontrak. Jika masalahnya tidak terlalu penting, tanda tangan atau stempel dari penanggung jawab mungkin sudah cukup, namun bila informasi penting dipertukarkan antar perusahaan, stempel perwakilan biasanya digunakan dan sertifikat HANKO mungkin diperlukan. .

Selain itu, apabila pegawai yang mempunyai kewenangan persetujuan membubuhkan stempelnya, gunakanlah stempel resmi. Perusahaan sering kali memiliki peraturan mengenai segel, dan penting untuk mengikuti peraturan ini.

Secara hukum, HANKO apa pun dapat digunakan untuk mencap kontrak, namun dalam praktiknya mungkin lebih baik menggunakan stempel terdaftar. Selain itu, tergantung pada jenis kontrak dan detail transaksi, memilih HANKO yang mengikuti praktik umum akan membantu kelancaran transaksi.

Cara menandatangani dan menyegel NDA

Untuk menandatangani dan membubuhkan stempel Anda pada NDA, pertama-tama tuliskan tanda tangan dan tanggal Anda di halaman terakhir kontrak, dan di bawahnya tuliskan nama perusahaan dan nama individu Anda. Kontrak NDA sering kali menetapkan kewajiban kerahasiaan, tindakan yang harus diambil jika terjadi pelanggaran, jangka waktu kontrak, dan apa yang harus dilakukan setelah pengakhiran, dll., jadi pastikan untuk memahami sepenuhnya keseluruhan kontrak sebelum menandatangani dan menyegelnya.

Pos pemeriksaan saat menandatangani NDA

Saat membuat NDA, penting untuk memeriksa hal-hal berikut.

Perjelas tujuan Anda

Tujuan menandatangani NDA adalah untuk menjaga kerahasiaan informasi. NDA harus dengan jelas menyatakan ruang lingkup informasi yang dibagikan dan tujuan penggunaannya. Penting bagi kedua belah pihak untuk memiliki pemahaman yang sama tentang tujuan berbagi informasi. Kami akan merumuskan aturan penanganan informasi berdasarkan tujuan yang disepakati kedua belah pihak.

Memperjelas definisi informasi rahasia

Saat menandatangani NDA, pastikan untuk memperjelas ruang lingkup informasi yang akan diperlakukan sebagai informasi rahasia. Jika ruang lingkup informasi rahasia tidak jelas, maka akan sulit untuk meminta pertanggungjawaban pihak lain jika terjadi pelanggaran. Memiliki definisi yang jelas akan memudahkan pengambilan tindakan hukum jika informasi rahasia bocor atau disalahgunakan. Selain itu, dengan memperjelas definisinya, akan lebih mudah untuk memahami informasi mana yang harus dilindungi, dan pengelolaan informasi yang tepat akan dapat dilakukan.

Memperjelas tindakan yang harus diambil jika terjadi pelanggaran kewajiban

NDA harus dengan jelas menyatakan tindakan spesifik jika terjadi pelanggaran kewajiban. Dengan memperjelas tindakan apa yang akan diambil jika terjadi pelanggaran kewajiban, seperti denda dan kompensasi atas kerusakan, Anda dapat mengurangi risiko pelanggaran kontrak.

Tetapkan periode kontrak yang sesuai

Periode kontrak menentukan periode di mana informasi akan ditangani. Jika jangka waktunya terlalu lama, penanganan informasi akan menjadi rumit, dan jika jangka waktunya terlalu pendek, kerahasiaan informasi mungkin tidak cukup terjaga, jadi pastikan untuk menetapkan jangka waktu yang tepat.

Selain itu, dalam dunia bisnis, ada situasi di mana akan menjadi masalah jika informasi harus segera dipublikasikan bahkan setelah masa kontrak berakhir. Oleh karena itu, ada baiknya untuk mencantumkan dalam kontrak suatu kondisi bahwa NDA tetap berlaku selama beberapa tahun setelah kontrak berakhir.

Memperjelas apa yang harus dilakukan setelah masa kontrak berakhir

Penting untuk memasukkan prosedur khusus dalam NDA mengenai kapan kewajiban kerahasiaan berlanjut setelah masa kontrak berakhir, dan untuk pengembalian dan pemusnahan informasi. Jika kewajiban kerahasiaan tetap berlanjut bahkan setelah kontrak berakhir, hal ini harus diperjelas. Dengan menetapkan prosedur khusus untuk mengembalikan dan memusnahkan informasi, Anda dapat meminimalkan risiko kebocoran informasi.

Dengan memperhatikan poin-poin di atas, Anda dapat meminimalkan risiko saat membuat NDA. Sebelum menandatangani NDA, pastikan untuk memeriksa poin-poin di atas dan membuat kontrak.

ringkasan

NDA (perjanjian non-disclosure) memainkan peran penting ketika perusahaan berbagi informasi sensitif satu sama lain. Perjanjian tersebut dibuat dengan tujuan untuk mencegah kebocoran dan penggunaan tidak sah atas informasi rahasia, permohonan paten, dan persaingan tidak sehat. Sebaliknya, tanpa NDA, akan sulit mengambil tindakan hukum jika informasi bocor.

Saat membuat NDA, penting untuk menyatakan dengan jelas tujuan pembagian informasi rahasia dan tindakan yang harus diambil jika terjadi pelanggaran kewajiban. Hal ini memudahkan kedua belah pihak untuk bekerja sama menuju tujuan yang sama.

Tidak ada spesifikasi hukum mengenai HANKO yang digunakan untuk menyegel NDA. Oleh karena itu, sebaiknya tempelkan stempel Anda dengan HANKO berdasarkan aturan perusahaan. Jika Anda perlu membuat HANKO baru, Anda dapat melakukannya di Hanko Shop 21. Di Hanko Shop 21, Anda dapat membuat HANKO pribadi, HANKO perusahaan, stempel karet, dan HANKO lainnya untuk digunakan saat membuat kontrak secara online.